1.12. Anagrafica Clienti

L'archivio clienti consente di memorizzare le anagrafiche dei clienti da assegnare successivamente ai documenti di vendita come preventivi, ordini, DDT e fatture

La corretta gestione del proprio archivio clienti è fondamentale per il corretto funzionamento del gestionale aziendale soprattutto in funzione degli adempimenti fiscali

Codice Cliente

Ad ogni cliente viene associato un codice in modo da poterlo identificare univocamente anche in caso di clienti con la stessa ragione sociale o lo stesso cognome e nome

Il codice cliente viene, di norma, assegnato automaticamente sommando uno all'ultimo codice presente in archivio

Ragione Sociale o Cognome e Nome

Sono presenti due campi per indicare la ragione sociale o il cognome e nome del cliente.

Per i clienti privati è buona norma tenere divisi nei due campi il cognome dal nome, questo in funzione del fatto che l'invio dei documenti all'Agenzia delle Entrate richiede di tenere divisi i due dati per il controllo del codice fiscale

Per i clienti azienda o ente può essere riempito solo il campo Ragione Sociale (1). Utilizzare il campo Ragione Sociale (2) nel caso il cui il nominativo dell'azienda sia particolarmente lungo

Tipo Azienda, Genere, Partita IVA e Codice Fiscale

Un cliente può essere un'azienda oppure una persona fisica o un ente come comuni, ASL, CAF, condomini, istituti scolastici, associazioni sportive (senza Partita IVA e con Codice Fiscale di 11 caratteri numerici)

In caso di persona fisica il genere può essere maschio o femmina, per le aziende e gli enti impostare il campo genere con il valore Azienda o Ente.

Prestare attenzione ai codici di 11 caratteri che cominciano per 8 o per 9, non sono Partite IVA ma Codici Fiscali di enti

Cliente Italiano di tipo Azienda

Tipo Azienda: Azienda

Genere: Azienda o Ente

Partita IVA: indicare la partita IVA nel formato di 11 caratteri numerici o di 13 caratteri con il codice stato come prefisso. Ad esempio 01234567897 oppure IT01234567897

Codice Fiscale: è opportuno, ma non obbligatorio, ricopiare la partita IVA anche nel campo codice fiscale

Stato: ITALIA

Cliente Italiano di tipo Ente

Se il cliente è un ente come un comune, una ASL, un istituto scolastico, un CAF ha un codice fiscale in formato numerico di 11 caratteri e non una partita IVA

Tipo Azienda: Privato o Ente

Genere: Azienda o Ente

Partita IVA: lasciare vuoto il campo

Codice Fiscale: inserire il codice fiscale nel formato numerico di 11 caratteri

Stato: ITALIA

Si presti attenzione ai codici fiscali di enti o condomini che somigliano ad una partita IVA in quanto sono di 11 cifre ma iniziano per 8 o per 9, questi sono codici fiscali e non partite IVA

Cliente Italiano di tipo Privato

Se il cliente è privato ha un codice fiscale di 16 caratteri alfanumerici

Tipo Azienda: Privato o Ente

Genere: Maschio o Femmina

Partita IVA: lasciare vuoto il campo

Codice Fiscale: inserire il codice fiscale nel formato alfanumerico di 16 caratteri

Data di Nascita: indicare la data di nascita. Se non valorizzato il campo viene calcolato automaticamente dal codice fiscale

Comune di Nascita: indicare il comune di nascita. Se non valorizzato il campo viene calcolato automaticamente dal codice fiscale

Stato: ITALIA

Cliente Estero di tipo Azienda

Tipo Azienda: Azienda

Genere: Azienda o Ente

Partita IVA: indicare la partita IVA nel formato previsto dallo stato estero, oppure lasciare il campo vuoto se il dato non è previsto

Codice Fiscale: lasciare il campo vuoto

Stato: indicare lo stato estero della sede

Cliente Estero Privato

Tipo Azienda: Privato o Ente

Genere: Maschio o Femmina

Partita IVA: lasciare vuoto il campo

Codice Fiscale: lasciare vuoto il campo

Data di Nascita: indicare la data di nascita.

Comune di Nascita: indicare lo stato di nascita

Stato: Indicare lo stato estero di residenza

Indirizzo

Gli indirizzi sono suddivisi nei campi Tipo Strada, Indirizzo, Numero Civico, Località o Frazione, C.A.P., Città e Provincia

Si può scegliere se suddividere l'indirizzo nei campi Tipo Strada, Indirizzo, Numero Civico oppure se utilizzare il solo campo Indirizzo

Ad esempio

Tipo Strada: Piazza

Indirizzo: Garibaldi

Numero Civico: 10/A

Tipo Strada:

Indirizzo: Piazza Garibaldi, 10/A

Numero Civico:

E' opportuno non confondere il campo Località o Frazione con il campo Città che rappresenta il comune.

Per i clienti esteri non valorizzare il campo provincia, oppure indicare EE

Attributi Indirizzo

Se si effettuano consegne o installazioni presso il cliente indicare gli attributi dell'indirizzo agevolerà la pianificazione e la messa in opera della consegna da parte del personale incaricato

Si può indicare:

Piano. (Terra, Primo Piano, Secondo Piano, ecc.)
Ascensore. Indica la presenza dell'ascensore
Elevatore. Indica la necessità di noleggiare o predisporre un elevatore esterno per la consegna
Scale Strette. Indica la presenza di scale o accessi particolarmente stretti o disagiati
Parquet. Indica la presenza di parquet o di pavimento delicato nel luogo dell'installazione
Permesso P.S. Indica la necessità di munirsi di un permesso per accedere all'indirizzo di destinazione
Z.T.L. Indica che la destinazione si trova in una Zona a Traffico Limitato
No parcheggio. Non sono disponibili parcheggi vicini all'indirizzo di consegna
Note Parcheggio. Annotazioni atte ad indicare modalità, segnalazioni e accorgimenti per il parcheggio

Telefoni, fax, e-mail

Si possono indicare i numeri di telefono, fax, cellulare, e-mail, e-mail PEC, sito web e reperibilità del cliente

Tipo Fattura Elettronica

Per l'invio delle fatture elettroniche è necessario specificare il tipo di fattura elettronica

Azienda B2B. E' un'azienda italiana provvista di Partita IVA
Privato B3C. E' un privato o un ente italiano con il solo codice fiscale.

Si presti attenzione ai codici fiscali di enti o condomini che somigliano ad una partita IVA in quanto sono di 11 cifre ma iniziano per 8 o per 9, questi sono codici fiscali e non partite IVA
Pubblica Amministrazione.
Estero.

Codice Destinatario SdI

In questo campo indicare il codice destinatario del sistema di interscambio comunicatoci dal cliente o eventualmente la PEC (se il cliente l'ha indicata come indirizzo di ricezione delle fatture elettroniche)

Il codice destinatario per un'azienda italiana è di 7 caratteri alfanumerici, per una pubblica amministrazione è di 6 caratteri alfanumerici

Per i privati italiani sprovvisti di Codice SdI o di PEC si può valorizzare il campo con 7 zeri (0000000) oppure si può non valorizzare (sarà poi il software gestionale ad inserire 0000000 nella fattura elettronica)

Per i clienti esteri si può valorizzare con 7 X (XXXXXXX) ppure si può non valorizzare (sarà poi il software gestionale ad inserire XXXXXXX nella fattura elettronica)

Si faccia attenzione ad i clienti dello stato di San Marino. Le aziende sanmarinesi abilitate alla ricezione delle fatture elettroniche italiane, per l'acquisto di merci, tramite il sistema di interscambio hanno tutte il codice destinatario 2R4GTO8

In fase di generazione delle fatture elettroniche il programma ricerca sempre il codice destinatario SdI sulla scheda dell'anagrafica cliente

Destinazioni

Per ogni cliente è possibile indicare più indirizzi aggiuntivi. Questi possono essere di tipo:

Destinazione. Se il cliente ha più sedi, punti vendita depositi o indirizzi di destinazione in genere. Al momento della creazione di un nuovo documento verrà richiesto quale indirizzo di destinazione merce utilizzare.
Effetti e Pagamenti. L'indirizzo è utilizzato per l'invio delle ricevute bancarie o dei solleciti di pagamento

I Tipi Indirizzo abilitati per default sono Sede e Destinazione. E' possibile abilitare altre tipologie di indirizzi di destinazione dal menù

Premere il pulsante

per aggiungere indirizzi di destinazione al cliente

L'inserimento di un Nuovo indirizzo ripropone i dati dell'indirizzo selezionato in modo da velocizzare l'inserimento con la modifica dei dati da variare

Se sono presenti più indirizzi di destinazione oltre alla sede, In fase di compilazione di un documento associato ala cliente (Ordine, DDT, Fattura, ecc.) il programma chiederà all'utente quale indirizzo di destinazione utilizzare

Dati Commerciali

La sezione Dati Commerciali permette di codificare gli attributi relativa alla classificazione del cliente, la gestione degli agenti e delle zone, il listino prezzi

Dati Fiscali

La sezione Dati Fiscali permette di configurare i parametri inerenti le comunicazioni all'Agenzia delle Entrate, i conti di contabilità ordinaria, l'esenzione IVA, la Ritenuta d'Acconto e la Cassa Previdenza

Esenzione IVA

Alcuni clienti possono usufruire di una esenzione IVA come nel caso di soggetti esteri, oppure di condomini soggetti ad IVA ridotta al 10%, oppure soggetti a lettera d'intento

Indicando il codice IVA di esenzione nell'anagrafica del cliente nel campo Codice Esenzione IVA durante la compilazione di un documento di vendita assegnato al cliente verranno sostituite le aliquote IVA predefinite sull'anagrafica articoli con l'IVA di esenzione

Non verranno modificare le aliquote IVA relative a:

bolli
aliquote IVA più basse rispetto all'IVA di esenzione. Ad esempio un articolo con IVA Esente Articolo 10 non verrà modificato nel caso in cui l'IVA di esenzione sia al 4%

Se indicato l'esenzione IVA può essere applicata in data, in funzione della data del documento, valorizzando i campi Data Inizio Esenzione IVA e Data Fine Esenzione IVA. Se le date non sono indicate l'esenzione IVA è sempre applicata

Compilando il campo Descrizione Esenzione IVA la dicitura indicata viene riportata sulla stampa del documento (se il report lo prevede)

Ad esempio se il cliente si avvale di lettera d'intento è possibile indicare la dicitura

"OPERAZIONE NON IMPONIBILE IVA AI SENSI DELL'RT.8, PRIMO COMMA LETTERA C, DPR 633/72 COME DA VS.DICHIARAZIONE D'INTENTO N. 123 ANNO 2017 ARCHIVIATA AL N.01 ANNO 2017"

Esportatori Abituali con Lettera di Intento

Si deve prestare particolare attenzione ai clienti con lettera di intento per i quali è necessario indicare i campi:

Codice Esenzione IVA. Indicare il Codice IVA corrispondente all'articolo Non Imponibile Art. 8 c.1 lett c)
Data Inzio Esenzione IVA. Campo facolatativo. Indicare la data inizio della dichiarazione di intento.
Data Fine Esenzione IVA. Campo facoltativo. . Indicare la data in cui termina la validità della dichiarazione di intento.
Data Ricezione Dichiarazione di Intento. Corrisponde alla data in cui si è presa visione della lettera di intento sul cassetto fiscale
Numero Protocollo Dichiarazione di Intento. Numero di proocollo presente sulla lettera di intento scaricata dal proprio cassetto fiscale

Per approfondire l'aromento consultare il capitolo Esportatori Abituali con Lettera di Intento

Condizioni di pagamento

Indicando le condizioni di pagamento predefinite per il cliente all'atto della creazione di un nuovo documento queste verranno proposte automaticamente dal sistema

Banche

Indicare le banche o la banca del cliente è fondamentale nel caso in cui il pagamento sia di tipo ricevuta bancaria o Sepa Direct Debit (RID SDD)

Nel caso in cui la banca del cliente non sia presente nell'archivio banche è necessario aggiungerla prima di poterla collegare all'anagrafica cliente

Campi Personalizzati

Sono presenti 5 categorie, 5 descrizioni e 5 flag personalizzati utilizzabili a piacimento per integrare le informazioni sull'anagrafica

Annotazioni

Il campo annotazioni è un testo utilizzabile a piaciamento per inserire note relative all'anagrafica

Le annotazioni possono essere visualizzate in fase di selezione del cliente all'interno di un documento, è necessario configurare opportunamente i documenti sui quali si vuole attivare la funzionalità tramite la Configurazione Documenti e Stampe