1.18. Documenti

Tutte le attività del gestionale sono basate principalmente sulla gestione documenti.

Per documenti si intendono Preventivi, Ordini, DDT, Fatture, Scontrini Fiscali,Movimenti di Magazzino, Ticket di Assistenza, ecc.

Ogni documento può essere collegato agli altri, ad esempio un preventivo cliente può essere collegato all'ordine che ne consegue; l'ordine cliente può essere evaso un una o più bolle di accompagnamento (DDT); a loro volta uno o più DDT possono confluire, a fine mese, in un'unica fattura al cliente.

Il calcolo delle giacenze di magazzino, le statistiche dei prodotti acquistati, venduti o utilizzati viene fatto basandosi sui dati presenti nelle righe dei documenti, in primo luogo la causale di magazzino, poi le quantità, i prezzi e gli sconti.

Il ciclo dei documenti

I documenti sono suddivisi in tre "cicli"

Ciclo Attivo. Ne fanno parte tutti i documenti relativi ai clienti (Preventivi, Ordini, DDT di vendita, DDT di reso da cliente, Fatture, Scontrini Fiscali, Ticket di Assistenza, Note di Credito)
Ciclo Passivo. Ne fanno parte tutti i documenti relativi ai fornitori (Preventivi, Ordini, DDT di carico merce, DDT di reso a fornitore, Fatture da fornitore)
Ciclo Interno. Sono i documenti utilizzati per la gestione interna di movimentazione delle merci, tipicamente i movimenti di magazzino (Carico iniziale di Inventario, Movimenti di rettifia inventariale, ecc.)